Por que meu caixa sempre fura?

Sem dúvidas, um dos grandes desafios da gestão financeira é conciliar os saldos.

Quando o seu caixa fura isso significa que o saldo da conta corrente não bate com o que está registrado no seu sistema.

Isso vale para o dinheiro do cofre e também do caixa propriamente dito, em comparação ao registro do sistema.

Aí tudo vira uma bagunça: sem os saldos conciliados não é possível entender a necessidade de capital de giro e tomar decisões baseadas em números.

Se você está tentando conciliar os saldos e o caixa furou, continue lendo nosso artigo e descubra por quê isso acontece e como resolver.

Falta de registro das operações

O primeiro motivo que vamos listar tem a ver com a falta de registro das informações.

A falta de abastecimento das planilhas ou do sistema de gestão fazem com que os dados não batam.

Nesses casos, normalmente, as despesas menores são negligenciadas pelo empreendedor e não são registradas.

No final do mês essas despesas pequenas formam um montante grande e o empreendedor não sabe onde gastou todo aquele dinheiro que está faltando.

Pense comigo: se você “esquece” de registrar todos os dias uma quantia de R$ 8,00, pode ser que no dia de hoje esses R$ 8,00 não tenham tanto impacto no seu caixa. Certo?

Imagine que o mês tenha 25 dias úteis. Esses R$ 8,00 se transformam em R$ 200,00.

Em um ano, você tem R$ 2.400,00 e em cinco R$ 12.000,00. É o valor daquele equipamento que você está adiando comprar. Certo?

Mexer nos registros passados

Acreditamos que o importante é o dia de hoje.

E uma coisa é fato: se você não conciliava os saldos antes, provavelmente tem algum furo no passado.

O grande problema é que muitos empreendedores mexem nos registros passados quando os saldos já estão conciliados.

E tudo volta ao início: os saldos das contas já não batem, não se sabe se teve algum registro que foi esquecido de lançar ou se esse furo foi devido aos registros antigos.

Quando você mexe no passado com os saldos conciliados, essa operação faz com que todo o futuro e o presente também sejam mexidos devido as alterações que os registros antigos farão nos seus saldos.

Começou a conciliar os saldos agora? Esqueça o passado. Foque no dia de hoje!

Mais de uma pessoa é responsável pelo financeiro

Quando tem mais de uma pessoa responsável pelo financeiro, os registros tendem a ficarem mais desorganizados.

Normalmente isso ocorre porque a definição das responsabilidades não está bem clara.

Nesses casos os responsáveis acham que o outro vai registrar e, no final das contas, ninguém registra nada.

Existe um ditado que cabe muito bem: “cachorro de dois donos morre de fome”.

Em regra geral, em uma empresa pequena não há necessidade de ter mais de uma pessoa para tocar o financeiro.

Mas, se na sua empresa isso acontece, é importante que as tarefas de cada responsável sejam bem definidas e claras.

Uma opção é, por exemplo, definir que um é responsável pela conta no Banco do Brasil e outro pela conta na Caixa Econômica. Ou ainda um responsável pelos recebimentos e outro pelos pagamentos.

Falta de organização

Outro ponto que leva o caixa a furar é a falta de organização.

Muitas empresas não têm um processo definido e claro dos lançamentos financeiros.

Por exemplo: quando um cliente paga, às vezes esse recebimento é lançado no financeiro na mesma hora, outras vezes é anotado para ser feito mais tarde, há os casos ainda onde os recebimentos são deixados para o outro dia.

Assim, o responsável pelos lançamentos não consegue saber o que já foi feito, se aquele recebimento, por exemplo, já foi lançado ou não.

O encarregado pelos lançamentos acaba perdendo tempo, pois precisa conferir a mesma informação devido a falta de organização.

Criar uma rotina para os lançamentos financeiros é uma ótima saída para esse problema.

Meu caixa furou. E agora?

Se o seu caixa furou, não se desespere.

Os erros são normais quando se está começando a conciliar os saldos. São raras as conciliações que não passam por isso.

Mas, esses furos são normais apenas no começo, hein?

E é extremamente necessário que você tente localizar os erros para tentar extingui-los.

Se você percebeu, por exemplo, que houve uma falha porque você fez um recebimento enquanto estava atendendo um outro cliente e o lançamento passou batido, é necessário que você tome uma ação diferente do que foi tomada dessa vez. Como, por exemplo, anotar aquele registro para ser lançado depois.

É claro que algumas situações não podem ser imaginadas e sequer melhoradas, como por exemplo, quando o responsável pelo financeiro fica doente.

Mas, todos os processos que acontecem com frequência, como o nosso exemplo do atendimento ao cliente, devem ser lembrados e pensados para que eles não sejam uma razão para que a conciliação de saldos falhe.

Se o caixa furou e não tem jeito de lembrar o que aconteceu, ajuste os saldos, melhore o processo e siga em frente! Transforme o momento da conciliação bancária em um hábito que com certeza todo esse processo será mais fácil.

E se precisar de uma força para gerenciar o financeiro, conte conosco!

 

Fonte: Asseinfo

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