Das planilhas ao sistema de gestão, como migrar?

As planilhas ainda são um recurso muito utilizado para a gestão financeira das micro e pequenas empresas. Para um início, ela pode ser uma excelente primeira ação.

Para a gestão em planilhas, é preciso que você invista tempo para estudar as fórmulas do Excel e também para fazer todo o preenchimento manual com os seus dados.

Mas esse controle é muito custoso e no final das contas o investimento pode ser ainda maior do que a contratação de um sistema de gestão.

Já no software de gestão é possível que você faça todo esse gerenciamento de maneira descomplicada, integrando os setores, gerando resultados e permitindo que você tome decisões que tragam mais resultados.

Nesse ponto bate aquela insegurança: como migrar das planilhas ao sistema de gestão?

Bem, pode ser mais simples do que você imagina! Nesse post não vamos dar nenhuma fórmula mágica, mas vamos ajudar você a estruturar essa migração sem dores de cabeça.

Faça uma lista de prioridades

O primeiro passo para uma migrar das planilhas ao sistema de gestão é fazer uma lista prioritária com o que você espera alcançar. É importante que esses sucessos sejam pequenos e graduais.

Ainda parece confuso? Se a sua empresa está migrando para um sistema de gestão com o objetivo maior de controlar o financeiro, é uma boa começar por aí. Você pode escolher, por exemplo, começar pelo controle de contas a pagar.

Assim, seu processo de migração é em partes e você consegue acompanhar todos os avanços que teve, até se sentir seguro para ir para uma próxima etapa, as contas a receber, por exemplo.

Seja assistido pelo suporte

Essa é a nossa dica de ouro.

Toda mudança causa estranheza e insegurança e isso é absolutamente normal.

Agora, se você for assistido pelo suporte, além de ser mais fácil do seu fornecedor entender quais são as suas prioridades, você será auxiliado em todas as etapas.

Assim, você usará a ferramenta de forma correta e terá os resultados que deseja mais rápido.

Além disso, é normal que nesse início você faça alguma operação de forma errada, afinal, você ainda não domina o software. Se o suporte técnico estiver com você, esse erro será consertado e guiado na mesma hora. Tornando a sua experiência de embarque muito mais agradável.

Uma coisa que faz toda a diferença é escolher um fornecedor de sistema de gestão que opere com a metodologia de Sucesso do Cliente, assim como acontece aqui na B&P Informática. Dessa forma, o pessoal do atendimento ao cliente não só responderá as suas dúvidas, mas também acompanhará todo o processo para ter certeza que você chegará ao lugar que você deseja.

Tenha cópia dos seus dados

Essa é uma dica não só para migrar das planilhas ao sistema de gestão. Quem faz controle financeiro nas planilhas, é uma boa ter um backup dos dados. Para quem estranha o termo, o backup é uma cópia de segurança dos seus arquivos, no caso das planilhas.

Se você seguir nossas dicas e fazer a migração aos poucos, é essencial que você continue fazendo os outros lançamentos na sua planilha. Por exemplo: se você vai migrar primeiro as contas a pagar, não deixe de continuar registrando as suas contas a receber. Assim, você não fica sem controle algum, certo?!

Se ainda tiver alguma dúvida sobre a migração das planilhas ao sistema de gestão, não deixe de nos contatar. Será um prazer ajudar! 🙂

 

Fonte: Asseinfo

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